Scrum: Retrospective
De Scrum Retrospective is de afsluiting van een Sprint. Het moment voor het team om te reflecteren op de afgelopen Sprint. Voor de samenwerking en productiviteit van het team is belangrijk om hier tijd voor uit te trekken om dingen te verbeteren. Door het team zelf met verbeterpunten te laten komen, ben je ervan verzekerd dat ze ze belangrijk vinden en zullen uitvoeren. Er zijn veel manieren om invulling te geven aan de Retrospective.
In deze blog beschrijf ik een manier die ik heb ontwikkeld en getoetst in de praktijk met mijn team. Ik zal de methode gedetailleerd beschrijven en op enkele punten een alternatief voorleggen.
Belangrijk voor de Scrum Retrospective is om alle teamleden de ruimte te bieden om zich te uiten en de dingen waarmee ze zitten, te kunnen uitspreken. Hiervoor moet er een veilige omgeving gecreëerd worden, maar ook letterlijk de ruimte en tijd voor een ieder om een zegje te doen. Eerst schets ik een paar belangrijke randvoorwaarden. Door deze in te stellen, zorg je voor een goed fundament. De uitvoering gaat dan al deels vanzelf. Alleen is een goede gespreksleider nog noodzakelijk om alles in goede banen te leiden. Het programma voor deze Retrospective bestaat uit een relatief kort individueel deel en de rest gebeurt collectief. Het solo deel wordt afzonderlijk in stilte gedaan, zodat iedereen eerst voor zichzelf kan bedenken hoe de Sprint verlopen was en wat hij/zij belangrijk vindt om te vermelden tijdens de Retro. Het gezamenlijke deel is om elkaars punten te begrijpen en daarna gezamenlijk tot actiepunten te komen waartoe iedereen zich kan committeren. Stel je hebt 1 uur, oftewel 60 minuten, voor de Retro, dan kan het programma als volgt ingedeeld worden. Heb je een ander timebox, dan kun je het programma natuurlijk hierop aanpassen. Er zijn in totaal vijf rondes. Het timeboxen van de rondes kan iemand met behulp van een timer doen.
Set the stage: waardering bepalen
Om iedereen in een actieve en open houding te krijgen, geeft elk teamlid een cijfer voor de afgelopen sprint. Dit wordt ook wel team happiness genoemd. Dit kan handig zijn om verschillende Sprints met elkaar te vergelijken en de vooruitgang in de beleving te monitoren. Naast een cijfer, kan ook een andere schaal gebruikt worden, zoals vijf sterren of slecht, matig, voldoende, goed, uitstekend
. Mocht een cijfer te veel voelen als rapporteren, dan kan ook gevraagd worden naar één woord om de Sprint te omschrijven. Dit laatste bevordert ook de creativiteit.
Gather data: onderbouwing noteren
Vervolgens schrijft iedereen zijn onderbouwing hiervoor op post-its. Dit zijn waarnemingen en kunnen zowel positief als negatief zijn. Het is handig om voor de positieve en negatieve waarnemingen verschillende kleuren post-its te gebruiken. Neem hiervoor 10 minuten. Alleen als iedereen eerder klaar is, zou je hier eerder mee kunnen stoppen. Belangrijk is dit individueel te laten doen en in stilte. Zo beïnvloeden de teamleden elkaar niet. Iedereen heeft in deze ronde de maximale vrijheid om zichzelf te uiten op de post-its. Vervolgens ordent iedereen zijn post-its op volgorde van prioriteit. De belangrijkste ligt bovenop. Zowel positieve als negatieve mogen door elkaar gestapeld worden.
Generate insights: thema’s bespreken
In deze ronde staat iedereen op voor een actieve houding. Ze gaan allemaal rond een bord, flip-over of een glazen wand staan. Het moet in ieder geval een ondergrond zijn waarop post-its geplakt kunnen worden. Om de beurt mag iedereen een thema aansnijden. Het werkt als volgt. Het eerste teamlid hangt zijn/haar belangrijkste post-it op. Hij/zij legt deze uit. Iedereen mag vragen stellen om de onderbouwing, ervaring, probleem, oorzaak of het issue goed inzichtelijk te krijgen. Daarna mag iedereen een post-it die met hetzelfde thema te maken heeft, erbij hangen en ook oplezen en eventueel verduidelijken. Dit gaat net zolang door totdat iedereen zijn/haar post-its over dit eerste thema heeft opgehangen. Vervolgens mag een ander teamlid zijn/haar dan belangrijkste (van de resterende post-its) ophangen als tweede thema. De rest van het proces gaat hetzelfde als bij het eerste thema. Daarna mag weer een ander een derde thema aansnijden. Dit gaat net zolang door totdat iedereens post-its op zijn of de timebox verlopen is. Een timebox van 20 minuten is hierbij passend. Je kan er eventueel voor kiezen om na het verstrijken van de timebox iedereen nog wel zijn resterende post-its te laten oplezen en ophangen. Ze worden dan echter niet verder verdiepend besproken. Lastig kan soms zijn om te bepalen of een nieuwe post-it bij hetzelfde thema hoort of dat het eigenlijk een nieuw thema aansnijdt. Soms wordt dit pas duidelijk nadat er meerdere post-its hangen bij een thema. Dan kun je besluiten het thema op te splitsen. Laat dit vooral dynamisch gebeuren en wees er niet te star in. De groeperingen per thema zijn namelijk alleen nodig om voor de volgende ronde de te bespreken thema’s te bepalen. Aan het eind van deze ronde zijn alle post-its met onderbouwingen gegroepeerd per thema. Aan hand van het aantal briefjes per onderwerp, weet je hoe belangrijk dat is. Uiteindelijk kies je als team de belangrijkste of belangrijkste twee om mee te nemen naar de volgende ronde. Dit hangt ook af of er twee onderwerpen ongeveer evenveel briefjes hebben of dat een onderwerp er tussenuit springt. Je zou er ook voor kunnen kiezen om de prioriteit van de onderwerpen te bepalen door iedereen een aantal stemmen te geven en dan een stemronde te houden. Hier ben ik zelf niet voor, omdat de teamleden elkaar dan kunnen beïnvloeden. Mijn stelling is simpel, als iemand niet zelf briefje(s) over een onderwerp heeft geschreven, dan vindt hij/zij dat onderwerp niet belangrijk genoeg. Met een stemronde kan iedereen elkaar beïnvloeden of overtuigen om voor een onderwerp te kiezen.
Decide what to do: actiepunten formuleren
In deze laatste ronde gaan we concreet worden. We gaan actiepunten formuleren. Deze moeten SMARTgeformuleerd worden. Het zijn afspraken met het team waarop teamleden elkaar kunnen aanspreken. Trek voor deze ronde 30 minuten uit. Voor deze ronde gaan we weer zitten aan een vergadertafel en bespreken we de belangrijkste 1 tot 3 thema’s om daar maximaal 3 actiepunten voor te formuleren. Drie is wel een bewezen maximaal aantal om een volgende sprint (en daarna!) aan te werken. Te veel wordt onoverzichtelijk. Belangrijk is deze actiepunten concreet en SMART te formuleren en vooral goed de randen van de afspraken te bespreken om het voor iedereen scherp te hebben.
Close the Retrospective: Retrospective afronden
Bedank iedereen voor diens bijdrage en vraag om een korte terugblik op dit format. Met deze laatste feedback is de Retro zelf te verbeteren. Hopelijk heb je wat aan deze blog gehad en wil je het gehele format of deels in de praktijk brengen. Ik hoor graag je ervaringen.